Koszty Internetu i telefonu w działalności gospodarczej – co wolno rozliczyć?
Wydatki na Internet i telefon to dziś nieodłączny element prowadzenia firmy – niezależnie od branży czy skali działalności. Przedsiębiorcy często pytają, które z tych kosztów mogą legalnie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i jak je prawidłowo dokumentować. Odpowiedź zależy od kilku czynników: sposobu wykorzystania usług, rodzaju dokumentów oraz formy opodatkowania. Oto najważniejsze zasady i dobre praktyki dotyczące rozliczania Internetu i telefonu w firmie w 2025 roku.
1. Internet w kosztach firmy – kiedy i ile można odliczyć?
Internet jako koszt uzyskania przychodu
Wydatki na Internet, jeśli są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno Internetu stacjonarnego, jak i mobilnego, wykorzystywanego np. na laptopie czy w smartfonie. Warunkiem jest posiadanie faktury VAT wystawionej na firmę oraz wykazanie związku wydatku z działalnością.
Proporcja kosztów – gdy Internet służy także prywatnie
Jeśli przedsiębiorca korzysta z Internetu zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych (np. pracując z domu), do kosztów można zaliczyć tylko proporcjonalną część wydatku. Proporcję ustala się na podstawie rzeczywistego czasu lub zakresu wykorzystania Internetu do celów firmowych – np. 66% miesięcznego rachunku, jeśli tyle czasu Internet wykorzystywany jest do pracy. Warto prowadzić ewidencję czasu pracy lub inną dokumentację potwierdzającą przyjętą proporcję.
Dokumentacja
Do rozliczenia potrzebne są faktury lub rachunki wystawione na firmę oraz dowody zapłaty (np. przelewy). Jeśli Internet jest częścią pakietu usług (np. razem z telefonem czy telewizją), na fakturze musi być wyodrębniona kwota za sam Internet.
2. Telefon w działalności gospodarczej – jak rozliczyć?
Telefon na firmę
Wydatki na telefon komórkowy lub stacjonarny można rozliczyć w kosztach firmy, jeśli są wykorzystywane do celów służbowych. Niezbędna jest faktura VAT wystawiona na dane firmy oraz dowód zapłaty. Zakup telefonu do 10 000 zł można rozliczyć jednorazowo, droższy sprzęt należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych i amortyzować.
Telefon prywatny używany służbowo
Jeśli telefon służy zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych, do kosztów można zaliczyć tylko tę część wydatków, która dotyczy działalności gospodarczej. Proporcję ustala się na podstawie bilingów lub innej dokumentacji (np. analiza połączeń, procentowe określenie czasu użytkowania).
Abonament i rozmowy
Do kosztów można zaliczyć zarówno abonament, jak i opłaty za połączenia służbowe. W przypadku pakietów usług (telefon + Internet) należy dokładnie udokumentować, jaka część opłaty dotyczy telefonu firmowego.
3. Ulga na Internet i telefon – kiedy można z niej skorzystać?
Ulga na Internet
Ulga na Internet to dodatkowa możliwość odliczenia od dochodu wydatków na Internet do kwoty 760 zł rocznie (1000 zł dla małżonków). Jednak przedsiębiorca nie może jednocześnie zaliczyć wydatku na Internet do kosztów uzyskania przychodu i skorzystać z ulgi w PIT – trzeba wybrać jedną z tych opcji.
Ulga przysługuje tylko przez dwa następujące po sobie lata podatkowe i tylko tym, którzy wcześniej z niej nie korzystali. Konieczne jest posiadanie faktur oraz dowodów zapłaty.
Ulga na telefon
Nie istnieje odrębna ulga podatkowa na telefon – wydatki na telefon można rozliczać wyłącznie jako koszty uzyskania przychodu, zgodnie z zasadami opisanymi wyżej.
4. Dobre praktyki i najczęstsze błędy
-
Dokumentuj wydatki – przechowuj faktury i dowody zapłaty, szczególnie gdy korzystasz z usług w pakiecie.
-
Wyodrębniaj koszty – jeśli faktura obejmuje kilka usług, zadbaj o wyraźne rozdzielenie kosztów Internetu i telefonu.
-
Stosuj proporcję – gdy usługi wykorzystywane są także prywatnie, rozliczaj tylko część kosztów odpowiadającą wykorzystaniu firmowemu.
-
Nie rozliczaj kosztów osobistych – wydatki na prywatny telefon czy Internet nie mogą być kosztem firmy, poza udokumentowaną częścią służbową.
-
Pamiętaj o limitach i zasadach ulgi – nie łącz ulgi na Internet z rozliczeniem kosztów w działalności gospodarczej.
Podsumowanie
Koszty Internetu i telefonu można rozliczyć w firmie, jeśli są one faktycznie wykorzystywane do celów biznesowych, a wydatki są odpowiednio udokumentowane. W przypadku korzystania z tych usług także prywatnie, do kosztów należy zaliczać tylko proporcjonalną część wydatków. Kluczowe są: rzetelna dokumentacja, właściwe faktury oraz jasne rozdzielenie kosztów. Przestrzeganie tych zasad pozwala legalnie optymalizować podatki i uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.
Polecane: