Prawo w e-commerce dla domowego sprzedawcy – co musisz wiedzieć?

Sprzedaż internetowa z domu stała się dziś wyjątkowo dostępna – wystarczy własna pracownia, kilka produktów i dostęp do platform internetowych, by rozpocząć handel z klientami z całej Polski, a nawet Europy. Jednak nawet nieduża, domowa działalność sprzedażowa oznacza poważne obowiązki prawne. Dlatego każdy domowy sprzedawca powinien znać podstawowe wymagania wynikające z przepisów e-commerce.

1. Czy musisz rejestrować działalność gospodarczą?

Jeśli prowadzisz regularną sprzedaż, powtarzającą się i nastawioną na zysk, polskie prawo wymaga zarejestrowania działalności gospodarczej. Wyjątkiem jest „działalność nierejestrowana” — forma dopuszczalna wyłącznie przy małych, doraźnych obrotach i spełnieniu dodatkowych warunków (m.in. nieprzekraczanie określonego miesięcznego limitu przychodów). Gdy Twoja sprzedaż staje się stała i przekracza ustawowy limit, musisz założyć firmę i dopełnić wszystkich związanych z tym obowiązków.

2. Regulamin sklepu i niezbędna dokumentacja

Podstawowym obowiązkiem prawnym każdego internetowego sprzedawcy jest posiadanie regulaminu sklepu. Dokument ten musi być:

• łatwo dostępny dla klienta (np. w stopce strony),

• napisany jasnym językiem,

• zawierać informacje m.in. o płatnościach, dostawach, zwrotach, reklamacjach, ochronie danych osobowych i podstawowych prawach konsumenta.

Oprócz regulaminu, na stronie powinny znaleźć się polityka prywatności (RODO) i polityka cookies, opisujące zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies na stronie.

Co powinien zawierać regulamin?

• Informacje o firmie/domowym sprzedawcy,

• Opis oferowanych usług/produktów,

• Warunki składania zamówień i realizacji płatności,

• Zasady zwrotów i reklamacji,

• Formy kontaktu i reklamacji,

• Sposób odstąpienia od umowy przez konsumenta,

• Informacje o ochronie danych osobowych.

3. Obowiązki wobec konsumenta

Prowadząc sprzedaż internetową, domowy sprzedawca ma szereg obowiązków informacyjnych i konsumenckich:

• Prawo do zwrotu: Konsument musi mieć możliwość odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni bez podania przyczyny (nie dotyczy wszystkich towarów, np. personalizowanych).

• Obowiązki informacyjne: Przed zawarciem umowy musisz jasno poinformować klienta m.in. o:

  • swoich danych kontaktowych (adres, e-mail, telefon),

  • właściwościach produktów,

  • pełnych kosztach zamówienia (w tym wysyłka, podatki),

  • procedurze reklamacji i zwrotu,

  • terminie realizacji zamówienia.

• Potwierdzenie zawarcia umowy: Po złożeniu zamówienia konsument ma otrzymać na trwałym nośniku (np. e-mail) potwierdzenie wszystkich kluczowych informacji oraz regulamin sklepu.

• Dokumentacja transakcji: Każdy zakup powinien być udokumentowany fakturą, paragonem lub potwierdzeniem sprzedaży – elektronicznie lub papierowo.

4. Ochrona danych osobowych (RODO)

Sprzedaż online oznacza przetwarzanie danych osobowych klientów. Jako sprzedawca musisz:

• poinformować klientów o zakresie, celu i czasie przetwarzania danych,

• dochować warunków RODO (np. zabezpieczać dane przed nieuprawnionym dostępem, umożliwić klientowi wgląd, zmianę lub usunięcie swoich danych),

• zawrzeć na stronie jasną politykę prywatności.

5. Bezpieczeństwo i jakość produktów

Nowe przepisy unijne (w Polsce obowiązujące od grudnia 2024) nakładają na każdego sprzedawcę obowiązek zagwarantowania, że wszystkie oferowane produkty są bezpieczne, posiadają instrukcje obsługi w języku polskim, oraz wymagane certyfikaty (np. CE). Dotyczy to także sprzedających za pośrednictwem platform takich jak Allegro, Amazon czy eBay.

W praktyce oznacza to:

• gromadzenie dokumentacji bezpieczeństwa produktów,

• gotowość do przeprowadzenia analizy ryzyka i okazania dokumentów na żądanie klienta lub urzędu,

• udostępnianie konsumentom wymaganych instrukcji i ostrzeżeń.

6. Podatki

Każda sprzedaż, która wykracza poza okazjonalną, jest opodatkowana. Dochodzi tu:

• podatek dochodowy (PIT lub CIT),

• VAT (po przekroczeniu określonego limitu lub przy wyborze określonej formy rozliczeń),

• obowiązek ewidencjonowania przychodów i potencjalnego wystawiania faktur/paragonów, także dla osób fizycznych,

• rozliczenie sprzedaży zagranicznej (np. VAT OSS w UE).

7. Reklamacje i zwroty

Konsument ma prawo do reklamacji wadliwego produktu w ciągu 2 lat od zakupu oraz do zwrotu towaru zakupionego na odległość w terminie 14 dni od otrzymania przesyłki. Musisz zapewnić klientowi odpowiedni formularz, instrukcję procedury i adres do zwrotów.

8. Sprzedaż na portalach (Allegro, Vinted, OLX, itp.)

Platformy internetowe coraz częściej wymagają od domowych sprzedawców podania numeru NIP oraz rejestracji firmy, nawet przy sprzedaży nierejestrowanej, zwłaszcza przy regularnych i powtarzalnych transakcjach. Pamiętaj, że sprzedaż na takich platformach podlega tym samym wymogom co prowadzenie własnego sklepu.

9. Podsumowanie: checklista sprzedawcy domowego

• Czy posiadasz regulamin sklepu, politykę prywatności i politykę cookies?

• Czy przekazujesz klientom wszystkie wymagane prawem informacje przed zakupem?

• Czy umożliwiasz łatwy zwrot i reklamację towaru?

• Czy przetwarzasz dane osobowe zgodnie z RODO?

• Czy masz dokumentację bezpieczeństwa dla oferowanych produktów?

• Czy wiesz, kiedy należy zarejestrować działalność i płacić podatki?

Brak zgodności z regulacjami może grozić poważnymi karami finansowymi oraz utratą zaufania klientów. Staranne wdrożenie powyższych zasad to klucz do bezpiecznej, stabilnej i legalnej sprzedaży online – nawet z własnego domu.

Polecane:

Jak zacząć w e-commerce bez wielkiego budżetu – poradnik dla domowych przedsiębiorców